《累死你的不是工作,是工作方法》:學習如何更有智慧的工作

by Ray
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全力埋首於工作,但過了一整天仍不知道自己在忙什麼?
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明明知道有重要的工作得做,卻總是一拖再拖?
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很多工作任務得執行,不過老是不確定哪個該優先去做?
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如果你曾遇過類似上述的狀況,或許可能是「用錯工作方法」了。
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《累死你的不是工作,是工作方法》是一本我覺得還滿讓人受用的職場工具書,當中提供了多達 47 個實用工作術。
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而這些工作觀念和技巧,甚至是許多名人或全球職場精英都紛紛在使用的。
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就算我們只記得住幾個也無妨,因為我認為只要有一個可以讓你實際應用在目前的工作中,幫助你突破工作瓶頸、提升工作效能,這就足夠有價值了。

書中將所有的工作術共分為這 8 個面向:

  • 積極心態
  • 先做計畫
  • 確實執行
  • 掌控時間
  • 整理習慣
  • 講求效率
  • 人際關係
  • 自我完善

我們不一定要從頭看到尾,直接從自己的問題需求或想要優化的部分著手閱讀,也是很不錯的方式。
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以下我整理書中個人覺得滿有感的 6 個工作方法作分享:

▌1.主動彙報
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不論是在公司或是任何組織團隊中,懂得主動彙報,才能讓上司主管及領導者了解狀況而感到放心,遇到問題也才能及時修正。
​這個工作技巧,也是我認為自己過去一直做得不夠好,值得持續進步的部分。
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書中提到這幾個情況,都是我們可以主動向上層回報的時機點:

  • 擬定新工作計畫後
  • 進行到一定程度時
  • 做出越權決定時
  • 出現不良狀況時
  • 完成工作項目之後

我們可能會覺得彙報有點麻煩,但如果不這麼做,有時就會發現,自己埋頭苦幹,但是和上司、團隊要的方向根本不同。
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這樣反而浪費不少心力和時間。
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站在上司的立場想,如果我們是上司的角色,肯定會希望知道整個團隊和每個任務目前運作的狀況如何的。
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不只是對上司,不論是像現在自己因為接案需要面對的客戶,或是在任何團隊中與人共事,我想「主動彙報」都是可以時常練習的。
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因為這麼做其實也是培養當責心態,代表我們願意對事情負責,更是讓人感到安心的一種貼心舉動。

▌2.盡量不要遲到

我想幾乎不太有人從來都沒「遲到」過。
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但重要的是我們對這件事的態度。
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我偶爾也會犯下遲到的錯,但還是盡可能提醒自己絕對要「守時」。
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因為對我來說,這是很重要的一個價值觀原則。
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其實就算不是工作,日常生活中我們跟家人朋友的約定也是如此。
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準時,其實是對別人的一點尊重,代表我們重視他人的時間。
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想說遲到個幾分鐘應該還好吧,或時常幫自己找遲到的藉口,這都是我們應該盡量避免產生的心態。
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提早出門、多預留時間做好準備,是能讓我們不遲到的關鍵。
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很多時候,都是我們太有自信,想說應該來得及,拖到很接近的時間才出門,才會遲到的。
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我覺得書中提到的建議也很棒,如果我們真的有不可抗力的因素會遲到,要用積極的姿態去應對,像是及時告知對方或是想辦法請人協助接下來的事情等。

▌3.善用零碎與空閒時間

我們常常想說工作一整天,根本沒時間做其他事。
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但其實只是我們沒有善用零碎時間而已。
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書中提到,無論多麼微小,我們都應該看重每一小段時間的價值。
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• 記錄自己的零碎時間:檢視自己有哪些零碎時間可以使用
•​ 以較小的時間單位做事:比起用天為單位,練習用小時、分鐘來看待做事的時間
​• 善用工具來使用零碎時間:適時使用合適的科技工具,提高使用零碎時間的效率
​• 利用零碎時間休息:利用短短的時間讓自己調整到好的狀況

試著使用書中分享的這幾種建議,或許我們就會發現原來還能擠出這麼多時間來使用。
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另外,空閒時間我們如何運用,也是值得思考的一項議題。
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空閒時間,如果我們還是拿來繼續加班工作,那麼效率可能會不斷下降。
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如果我們只是拿來睡覺或盡情放鬆,有時反而讓自己失去變得更好的機會。
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空閒時間要如何安排因人而異,不過核心是我們可以從事一些有意義的事情,充實和提升自己。
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如果對於空閒時間要做什麼沒什麼方向,或許可以參考書中介紹的幾種方向:
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​• 從事有興趣的事,開發自我潛能
​• 從事工作相關項目,作為本職工作的延伸與擴展
​• 從事陶冶身心的活動,如旅遊、繪畫、志工
​• 從事與工作相互調和的活動,像是腦力工作者可搭配體力活動

▌4.養成總結的習慣

「沒有總結就沒有提升。」
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我喜歡書中說到的這句話。
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如果可以養成總結的習慣,我們就可以找出犯錯的原因,避免總是犯下相同的錯誤。
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懂得總結,也有助於我們持續提升工作能力與經驗,並且形成自己更有效率的工作流程。
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不管工作的難易、大小,或是時間週期的長短,我們都可以練習為他們分別做出總結。
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那麼我們要如何開始練習總結呢?
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​• 這一天究竟發生了什麼事?
​• 自己又做了什麼?
​• 做得怎麼樣?
​• 哪些地方做得好?
​• 哪些地方存在不足?如何改進?

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我想書中提供的這幾個問題,都很值得我們試著使用看看。

▌5.擁有自省時間

古今中外的許多優秀人士,都有自我反省的習慣。
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如果每天可以透過自我反省,與自己對話,就能不斷提升自我。
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像是睡前就是不錯的自省時間,時間也不必很長,留個 5 到 10 分鐘其實就足夠了。
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很多時候,它產生的力量和效果就比想像中的還大。
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​• 今天的工作都完成了嗎?完成的品質如何?
​• 是否有做的不好的地方?如果有,應該如何改進?
​• 工作效率怎麼樣?該如何提升效率?
​• 有擬訂計畫的習慣嗎?有按計劃工作嗎?

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這些都是我們每天可以練習反思和回答的項目。
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自省,可以避免我們只是每天毫無思考的陷入工作中,甚至變得僵化和停滯不前。
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而是可以停下來,讓我們用更客觀的視角看待工作的不同面向,幫助自己提升工作品質與效能。

▌6.做好自我投資

《與成功有約》這本書也說到:「人生最值得下重本的是投資自己。」
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在財務上,如果懂得有智慧的投資,就能在未來獲得更理想的回報。
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而我們個人也是一樣。
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懂得在自己身上投資的人,便能開發出與生俱來的潛能和天賦等寶藏,讓自己成為富有的人。
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書中提到,我們可以從這幾個面向去進行自我投資:
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​• 知識投資
​• 資源(人脈)投資
​• 經歷投資
​• 健康投資

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投資自己,永遠是不會讓人後悔的選擇。
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另外很重要的一點,就是在自我投資上總是需要耐心和長期堅持。
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不要因為短期沒看到什麼效果就選擇放棄。
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持續去做往往才是關鍵。

▌總結:學習更有智慧的工作

《累死你的不是工作,是工作方法》這本書不論是在心態面、知識面和技巧面都提供了很多實用的建議。
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每一種工作的基本功,都值得我們反思是否可以加以應用和優化在現階段的工作中。
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很多時候,我們在工作上卡關了,真的不是不夠努力的問題,只是用錯方法、搞錯方向罷了。
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行不通時,換個方法就行了。
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學習更有智慧的工作,讓自己不再累死,而是能夠游刃有餘的獲得更理想的工作成果。